Ülkemizi ve Avrupa ülkelerini karşılaştırdığımızda, Avrupa ülkelerinin bizden daha az çalışırken daha fazla boş vakti olduğu, daha çok tatil yaptığı aşikârdır. Ama nasıl oluyor da üretkenlik anlamında hep bizim ilerimizde oluyorlar? Biz çok çalışıyoruz ama neden daha az üretiyoruz, çıktılarımız neden yetersiz sorularına hep cevap aramışımdır. Toplum olarak çok çalışıyoruz, çok gerginiz, neredeyse hiçbir şeye vaktimiz yok. Hobimiz çok az, boş zamanımız neredeyse yok, ne aileye ne topluma ne de dostlara ayıracak vaktimiz yokken neden ortada çok fazla kazanılmış bir şey de yok? Ne oluyor bize, neden verimli değiliz, nasıl üretken olabiliriz? Bu konulara daha fazla kafa yormanın faydalı olacağını düşünüyorum. Unutulmamalıdır ki hiçbir başarı tesadüf değildir. Her başarının arkasında mutlaka çaba, istek, arzu, odaklanmak, kararlılık ve süreklilik vardır.
Verimli çalışmayı teknik anlamda tanımlayacak olursak, harcanan çabayla maksimum çıktı elde etmek diyebiliriz. İçinde bulunulan sürede maksimumu üretmek ve işin gerektirdiği hedeflere istenilen zaman dilimi ve kalitede ulaşmaktır.
Her şeyde olduğu gibi verim elde etmek için de sürekli, sürdürülebilir bir çalışma ortamı tesis edilmelidir. Çalışma hayatı insan yaşamının büyük bir kısmını oluşturmakta, birçok kültürde insanın sosyal hayattaki konumunu belirlemekte ve kişisel değer sembolü olarak görülmektedir. Zira insanın toplumdaki statüsünü, çoğu zaman yaptığı iş belirlemektedir. Başarılı olmak için önce başarılı olmayı istemek, sonra da bu isteği yerine getirmek için gerekli olan bütün çabayı göstermek gerekir. Verimli çalışmakla ilgili yüzlerce binlerce kitap, akademik çalışma, tavsiyeler bulunmaktadır. İnsanlar birbirlerinden farklıdır. Bu yüzden belirli bir kalıpta program ortaya koymak, insanın doğasına aykırıdır. Kişiye uygun çalışma ortamı oluşturulmalıdır. Herkesin aynı kalıba girmesine gerek yoktur. İşe ayrılan vakti dikkate aldığımızda, işle ilgili başarıların kişinin en önemli mutluluk kaynaklarından biri olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz. Bunun yanında başarı elde etmek için hedefler net bir şekilde ortaya konulmalı ve bu doğrultuda azimle çalışılmalıdır. Hedeflerin ölçülebilir, ulaşılabilir olması, küçük adımlara bölünerek planlama yapılması oldukça önemlidir.
Kişi, başarıyı elde etmek için yeterli donanıma sahip olmalıdır. Kişinin altyapısı yetersizse, bunun yanında yanlış kişi yanlış işle meşgulse ne kadar çaba sarf ederse etsin başarının gelmesi mümkün değildir. Asla verimli olamaz. Kişinin altyapısı ve bilgi birikimiyle yaptığı iş uyumlu olmalıdır. Yurt dışında bu hususa çok dikkat edilmektedir. İşe göre eğitimi ve tecrübesi olması gerekenden daha fazla olan kişiler işe alınmamaktadır. Çünkü kısa bir süre sonra kişi işi çok basit bulacak, verim düşecek ve kişi mutsuz olacaktır. Çok kaliteli insanların yanlış yerlerde kullanılması hem verimin düşmesine hem de kaynakların israf edilmesine sebep olur. Doğru işi doğru kişiyle eşleştirebilmek için işin de niteliğinin ve gereksinimlerinin iyi tasarlanmış ve tanımlanmış olması elzemdir.
Bir iş yerinde mutlaka ve mutlaka işlerin önem sırası net olmalıdır. Verilen hedeflere göre öncelikler belirlenmelidir. Bunun anlamı sizin doğru zamanda doğru işi yapmanız demektir. Belirlenen önceliklere uyulmalıdır. Zamanın doğru kullanılması, dikkatin dağılmasını engelleyerek belirli bir süre boyunca yalnızca yapılacak işe odaklanılmasını sağlar. Sırf daha kolay göründüğü için öncelikli olmayan işlere yönelmemek gerekir. Hedef odaklı çalışılmalı ve boş işlerle uğraşılmamalıdır. Zamanın maddi bir karşılığının bulunduğu ve çok kıymetli olduğu asla unutulmamalıdır. Zamanı geriye getirmek mümkün değildir. Zamanın gerektirdiği en mühim iş neyse mutlaka o iş yapılmalıdır.
Çalışılan müesseselerde mutlaka iyi bir sistem kurgulanmalı ve uygulanmalıdır. Yoksa sistemsiz bir yerde verim ve başarı hayalden öteye gidemez. Doğru sistemler, işlerin iyi bir şekilde yapılması için tasarlanmış olur ve onu kullananların etkinliğini arttırır. İşinde başarılı kişilerle konuştuğunuzda size, özellikle karmaşık işleri yaparken bazı yöntemler, süreçler ve araçlar yani sistemler kullandıklarını söylerler. Sistemler ile iş yapış biçimleri standartlaştırılmış olur. Hem şirket sistemleri hem de iş yapış sistemimiz güncel, daima yenilenebilir, ölçülebilir ve kullanım kolaylığına sahip olmalıdır. Şirketlerin etkili kaynak yönetimi ve standartları sürekli sorgulama yoluyla, sürekli iyileştirme çalışmalarıyla verimlilik arttırılabilir.
Verimli olabilmek için kişisel gelişimin hayat boyu devam etmesi gerekir. Kişi beşikten mezara kadar öğrenmeye devam etmelidir. İşinin gerektirdiği hem teknik hem diğer gelişim eğitimlerini almalı, kurslara katılmalı, kişisel gelişimi ve güncelliği için okunması gereken süreli ve süresiz yayınları mutlaka okumalıdır. Belirli bir plan dâhilinde hareket etmek başlarda sıkıcı ve yorucu olacaktır. Ancak zamanla bu durum alışkanlık haline gelmeye başlayacaktır. Okumayan, kendisini geliştirmeyen bireylerin zaman içerisinde verimleri mutlaka düşer. Verimi düşen bireylerse hayattan zevk almamaya başlarlar ve mutsuz olurlar.
Personelin verimliliğinin artmasında kişisel gelişim kadar firmaların personele sunduğu imkânların da büyük önemi vardır. Bir şirketin çalışanlarını iyi tanıması gerekir. Öncelikle, çalışanlarının kişisel gelişimlerine katkıda bulunabilecek eğitimler düzenleyerek onların teknik anlamda ilerlemesi için fırsatlar sunmalıdır. Öğrenilen her bilgi, kişinin özgüvenini ve motivasyonunu artıracağı için dolaylı yoldan iş verimini de artırır. Çalışanın şirket içerisinde yapacağı iş, görev tanımı, çalışacağı süre boyunca alması gereken sorumluluklar en başta kurgulanmalı ve yalın bir şekilde tanımlanmalıdır. Bu, kişinin kafasında oluşacak soru işaretlerini engelleyerek yalnızca yapacağı işlere odaklanmasını, sorumluluklarının bilincinde olarak iş akışını verimli bir şekilde düzenlemesini sağlar. Tabii burada işi yapan kişi kadar iş yapılan ortam da önemlidir. Şirketin yapılan işlere uygun, çalışanın işlerini hızlandırabilecek teknolojik yeterliliğe sahip olması gerekir. Uygun araç ve ekipmanlara sahip çalışan işlerini daha nitelikli ve hızlı bir şekilde yapabilir.
Hobileri, sosyal, kültürel ve diğer ihtiyaçları da ihmal etmemek gerekir. Vücudu zaman zaman dinlendirmek ve zihnin berraklaşmasını sağlamak önemlidir. Hiç ara vermeden kesintisiz çalışmak yerine çalışmayı belirli aralıklara bölmek işe daha iyi odaklanmayı sağlar. Zaman zaman iş ortamından ayrılmak işletme körlüğünü azaltır. İşte daha fazla yenilik yapmaya, verimi artırmaya yardımcı olur.